许多「文件管理」的教程把重点放在整理、分类上，提供一系列的案例教我们应该通过建立文件夹、打标签来给文件建立索引。不过，大部分的教程都忽略了一个重要的动作——删除冗余文件。

事实上，那些冗余的文件在你整理、搜索、使用文件的时候总是默默的在妨碍着你。在文件夹里翻找一个合同文件的时候，你的目光是不是得经过若干个合同的模板甚至其它无关的文件？想用昨天拍的一张照片发朋友圈的时候，是不是在相册里还得看到很多截图和表情包？

你的文件系统里是不是也有这些碍事的冗余文件存在？和我一起清理一下吧。

检查文件系统中的冗余文件

首先，可能要定义一下「冗余文件」，就是以后不再需要的文件。有些文件比较明显，用过就不再需要了；也有一些是我们觉得以后会用到，例如保存了很多教程、书籍、PPT，但其实永远都不会看了，这种会麻烦一些，需要做一次全面清理才能意识到。

不过，我们可以稍微暂停一下阅读，先看看电脑的「下载」文件夹以及你手机的相册，确认一下：

• 最近添加的 10 个文件里，有几个是必须留存的？
• 最近添加的 10 张照片，有几张是不愿删除的？

相信答案会让你大吃一惊。分享一下我的答案：

• 最近添加的 10 个文件里，有 2 个文件必须留存
• 最近添加的 10 张照片，有 3 张是不愿删除的

我在更长的时间范围内也做过统计，我在使用电子设备过程中，无论是自己创建的，还是从其它地方保存下来的文件，真正有必要留存的只是十之一二。

冗余的文件，不仅仅占用了我们的存储空间，更是在我们需要找到必需文件的时候，极大影响了我们的效率。为什么这些冗余文件还存在于我们的系统之中呢？因为我们缺乏删除的动机，也缺乏时机。

保存文件是符合直觉的，在保存的那一刹那，我们一定认为自己需要这个文件。拍摄照片的时候也觉得这个场景值得留念，甚至同个场景一拍拍好多张。但是直到使用这个文件之前，我们都很难想到要去处理它，假设这个文件没有被使用，那它大概率就会被遗忘在原地，成为一块「绊脚石」。

文件管理中最重要的两件事

实际上，文件管理的过程中，最重要的事情只有两件：

1. 决定文件的去留——归档或删除
2. 设置文件的位置——选择文件夹

注意，这两件事情是有先后的，先决定文件的去留，删除不必要的文件；再为留下的文件设置存放的位置。通过分类、整理来建立索引已经有很多教程可以参考了，我们就重点讨论一下决定去留（主要是删除）这件事。

前面我们已经看到了，无论是默认保存文件的文件夹，还是手机的相册里，冗余的文件占比都达到了十之七八。如果我们能够及时删除这些冗余的文件，在后续的使用和检索时，就能减少很多干扰和无用功。

在实际使用的过程中，我们很容易会忽略前一个环节。例如，需要把某个项目相关的资料整理好，发送给领导或是合作伙伴。我们当然会创建一个项目文件夹，并且找到相关的一系列文件，整合在这个文件夹里再发送出去。

这个过程中，有用的文件确实被归拢一处了，但是剩下的那些文件还留在原地。每一次有整理的需求时，都需要从一堆冗余的文件里找到真正有用的文件。

我们确实可以借助搜索来提升定位文件的效率，但冗余文件同样会在搜索结果中干扰你。

上图的搜索结果中，有很多临时的数据文件或者源数据文件，其实在使用过后已经没有留存价值了。但是在搜索的时候还是会因为命中了关键词出现在搜索结果之中。如果这些文件压根儿就不存在，岂不美哉？

决定文件去留的时机

现在，我们已经有充分的动机删除冗余的文件，需要明确的是删除的时机了。其实，有了这个意识以后，找到几个删除的时机并不难。我的习惯有以下几个：

1. 临时文件用完就删除

很多文件在产生的时候就是一次性用途的，应该在使用完以后就删除，例如：

• 为自己的社交账号生成的二维码
• 用来说明特定问题的屏幕截图或视频
• 从源文件导出给其他人的兼容格式文件

这样的文件生成出来就是为了发送给其他人，或者是发在微博之类的社交网络。如果没有特殊的必要，用完以后就应该立即删除。这个习惯就像是物理空间里，用完的东西应该顺手就放回原来的位置，不需要的就丢到垃圾桶里。

例如 iOS 截图以后分享到其它位置，点击完成就会让你决定是保存还是删除，大部分情况下，直接删除就可以了：

2. 删除当天的冗余文件

文件在存储的当下都是有价值的，但是过一会儿再回顾，可能就不是那么回事了。我的习惯是，每天下班前预留出一定的时间，回顾当天的任务、邮件以及产生的文件。

对于当天产生的文件，记忆还是十分鲜活的。即便文件名不那么规范，我们往往也能比较轻松的分辨它是否有留存的价值。在文件夹里，根据文件的「添加时间」排序，此时，一个个的回顾这些文件，快速把不需要的文件统统丢到「废纸篓」里边。

这个习惯是比较难养成的，需要一段时间的重复才行。我在一开始的时候，用 Due ¹

 设置了一个提醒——下班前的半小时就提醒我应该把当天产生的文件回顾一次，删除冗余的文件，将已经处理完的文件归档。

3. 遇到冗余文件就删除

有些文件存在一定的时效性，或者会被更新的文件版本所覆盖。例如一个产品功能的设计过程，其文档可能会更迭若干次。假设这若干次是同一个方案的改进，那么我们仅仅保留最新、最全而且包含了变更记录的文件即可。

我在用 LaunchBar 的过程中，很喜欢的一个特性是「最近打开的文件」，例如我经常用 Numbers 处理一些表格，除了我创建来做分析的「分析表」以外，还会打开若干个包含了源数据的表格。这些源数据其实用完以后就可以删除了，在 LaunchBar 里访问 Numbers 最近打开的文件列表，可以直接在列表中删除无用的文件。

来一次全面的清理

设定固定的时机来删除冗余文件，能够保证将新产生、新保存的文件中，有价值的部分留存下来。但是我们过往的使用中，必然已经堆积了大量的冗余文件。我们需要一次全面的清理让文件系统焕然一新。

清理的范围是所有产生和存放文件的位置，包括但不限于：

• 系统预设的「桌面」「下载」「文档」等文件夹
• 已经做过分类的项目、资料文件夹
• 应用自有的文件系统，例如 Evernote、Drafts 这类笔记应用

借助清理工具批量删除一波

对于堆积的文件，如果直接一个个检查，再决定去留，工作量一定大的惊人，性价比也不高。有一些工具可以给我们提供帮助：

• 定位重复的文件，例如 Gemini
• 定位重复、相似的照片，例如 PhotoSweeper
• 定位体积较大的文件，例如 OmniSweeper
• 对符合规则的文件执行特定动作，例如 Hazel

相关工具的使用方法，在少数派已经有不少教程了，这里就不赘述了。要注意的一点是，很多清理冗余文件的教程，会把注意力集中在那些我们「看不见」的文件上，例如应用的缓存、卸载后的残留之类的。而我们的重点是那些看得见、搜得着的文件，目的是提升定位与搜索的效率。

经过这些清理应用的「洗礼」以后，我们堆积的文件应该能少掉一大半。

根据文件类型批量处理

此时，我们剩余的文件数量还是挺多的，有个很重要的技巧——按照文件类型来整理。因为某些文件类型，比起其它类型来说，有更大比例的冗余。例如：

• 图片，有大量屏幕截图、表情包图片等
• 表格，各种各样的报表、源数据等
• 压缩包，已经解压的资料、软件安装包、分享给别人的文件等

处理同种类型的文件时，因为有相同的预览方式——例如图片就可以用系统的快速查看或者缩略图预览的方式来查看，一次性就能处理掉一大批。有些格式文件必须打开才能看到内容，如果同时处理不同的文件格式，你就要不停在多个软件中切换。

如果存量文件数量特别多，很难在短时间内完成清理。可以和自己约定一下，今天整理图片，明天整理表格，这样比较容易看到自己的进展。

根据上次打开的日期来整理

记得一开始讨论「冗余文件」的定义吗？有些资料、课件保存下来以后从来没有看过，很难相信以后会打开来看（也许会），这些不妨就删掉吧。

在 Finder 的默认设置里，「上次打开的日期」并没有展示，可以在标题栏点击右键，在展开的菜单之中勾选。根据「上次打开的日期」我们首先能得到一个信息：这个文件有没有打开过？

从图上可以看出，很多文件保存以后根本就没有打开过，其实大概率就是冗余文件。至于上次打开日期比较久远的，就稍微慎重一些。在检查这些文件的时候，也可以比较快速的完成。

不要在清理的过程中进行分类

经过以上「批处理」以后，还能留存下来的文件应该不会太多了，可以完整的看一遍，确保没有漏网之鱼。整个清理的过程中，有个十分重要的注意事项：不要在决定文件去留的过程中试图进行分类。

近藤麻理惠在她的著作《怦然心动的人生整理魔法》中有这么一段：

许多人无法顺利地进行整理的原因就在于此。因为他们总是忍不住在「丢弃」作业的途中，转着「收纳」的各种念头：「这个放在什么地方好啊？」「这个搁架上能放东西吗？」一边思考，一边丢东西的手就停下来了。最好在完成丢弃作业之后，再认真考虑有关收纳的问题。

其实，文件整理过程也有完全相同的问题，文件索引系统尚未建立的时候，一旦你开始纠结某个文件应该怎么分类，甚至想着去处理未完成的任务，这次整理就宣告失败了。

垃圾应该放在垃圾桶里

我一直在说「删除」，可能会让你感觉有些不踏实。实际上，我们使用的操作系统已经考虑了这一点，所有的桌面操作系统都有自己的「废纸篓」。「废纸篓」是 macOS 的名称，Windows 系统下名为「回收站」。你尽可以放心大胆的删除文件，在你硬盘空间还充足的时候，所有的冗余文件都可以堆放在「废纸篓」当中。

手机操作系统里最常用的文件就是图片，无论是 iOS 还是 Android，系统相册都提供了「最近删除」的功能。以 iOS 为例，在你删除了图片以后，最多要经过 30 天时间，照片才会永久被删除。

关于照片的存储还有一个思路：在 iCloud 中保存有限的图片，另外使用 Google Photos 来备份所有的照片，因为后者给「高品质照片」提供了无限免费的存储空间，从信息留存的角度来说，应该是完全足够的。

如果你的文件存储在 iCloud Drive 或者 Dropbox 之类的云存储空间，误删除的文件同样也能从他们提供的网页工具中找回。

我用 iCloud Drive 数年来，只遇到一次需要找回文件的情况，原因还是协同工作的同事误删除了一个文档。这也是我会极力推荐把文件存储在云空间里的原因，因为你不用再担心物理存储的损坏导致数据丢失。

以上这些都是你可以放心删除文件的保障，你既能获得日常使用的高效快速，也不必担心有什么真正重要的文件资料被你误删除了。

总结

让我们一起回顾一下本文的内容，首先，我们明确了文件管理的两个重要事项：

1. 决定文件的去留——归档或删除
2. 设置文件的位置——选择文件夹

仅仅是通过删除所有的冗余文件，我们就能极大的提升使用时查找与搜索的效率，因为文件数量少了，哪怕肉眼一个个看，效率也比之前高得多。而且通过回顾的过程，我们对于存量的文件也更加熟悉。

为了确保文件系统中的冗余文件及时被清理，我们应该养成一些习惯：

• 临时文件用完就删除
• 删除当天的冗余文件
• 遇到冗余文件就删除

如果你是第一次做这样的「大扫除」，或者已经很久没有清理过文件系统了，借助一些批处理的工具，能够事半功倍。

看过我之前文章的朋友应该能注意到，我对于邮件、任务、文件管理的基础逻辑是类似的，在尽可能减少无效信息的前提下，再做进一步的管理。这三者都有「收件箱」这样的概念，只不过文件管理的时候，是把「下载」或「桌面」这样的文件集散地作为收件箱。

在管理过程中，清空这些收件箱就是为后续的管理打下良好的基础。最直接的效果是清理了冗余文件、邮件、任务的干扰，间接的，通过这种全面的处理，对于系统中存有的文件也能做到了然于胸，在后续的整理、分类以及实际的使用中都有很大的帮助。

注：本文题图由 @咕毛 设计。

参考阅读

在文件管理过程中，不仅涉及到操作、工具，也有一些方法论，这里推荐几个值得一读的内容：

每个人都应该学会正确管理文件

这是 Power+ 一位编辑 @沨沄极客 的付费教程，把文件管理里另一件十分重要的事情——设置文件的去处，以及在具体的使用过程中快速调用的方法讲解的比较全面。

🔗：每个人都应该学会正确管理文件

跟着这份清理教程，帮你的 Mac 腾出更多储存空间

介绍了 macOS 下许多常用的文件清理工具，覆盖了垃圾清理、缓存清除、重复文件查找与清理、iTunes 备份管理以及应用程序的卸载工具。不仅有应用推荐，也有相应的使用场景说明。

🔗：跟着这份清理教程，帮你的 Mac 腾出更多储存空间

《怦然心动的人生整理魔法》

近藤麻理惠在这本书里完整的分享了她关于实体空间收纳的心得，她关于收纳的理论不仅适用于物理空间，对于电子设备文件系统的整理同样有参考价值。书本的核心信息量并不大，可以比较快的翻阅。

也可以配合她在 Netflix 的真人秀《Tidying Up》一起看看，我是通过真人秀才知道近藤麻理惠和她的著作的。